Từ năm 2020, khi có văn bản chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Lộc về việc đổi mới quy trình xử lý văn bản, hồ sơ công việc, Ủy ban nhân dân thị trấn Vĩnh Lộc đã tích cực, khẩn trương triển khai thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ được giao về thực hiện xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Theo đó, đã triển khai áp dụng chữ ký số gắn trên các tài liệu điện tử gửi, nhận trên hệ thống trục liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.

UBND thị trấn Vĩnh Lộc đã triển khai thực hiện nghiêm túc Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Việc triển khai thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, được triển khai thực hiện từ ngày 06/4/2022 tại thị trấn Vĩnh Lộc.

Đến nay 100% cán bộ, công chức tại UBND thị trấn đã thực hiện xử lý văn bản, hồ sơ công việc, giải quyết hồ sơ TTHC trên môi trường điện tử; thực hiện ký số trên văn bản phát hành. Vì vậy, 100% văn bản, hồ sơ công việc của đơn vị được trao đổi, tạo lập, xử lý, ký số trên môi trường điện tử.

Việc hướng dẫn tiếp nhận hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ đối với hồ sơ dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4 nộp qua Cổng Dịch vụ công của tỉnh được công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa thị trấn xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống một cửa điện tử của tỉnh; không có trường hợp cán bộ, công chức tiếp nhận gây phiền hà, sách nhiễu cá nhân, tổ chức khi liên hệ công việc. Trong năm 2022, UBND huyện đã giao chỉ tiêu tiếp nhận, giải quyết hồ sơ dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 đối với UBND cấp xã, thị trấn: mức độ 3 là 85% trở lên, mức độ 4 là 80% trở lên. Đối với UBND thị trấn, trong năm 2022, tỷ lệ hồ sơ trực tuyến mức độ 3 đạt 100%, tăng 15% so với chỉ tiêu huyện giao; mức độ 4 đạt 100%, tăng 20% so với chỉ tiêu huyện giao.

4. Giải pháp thực hiện:

Để nâng cao chất lượng xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử. Ủy ban nhân dân thị trấn Vĩnh Lộc đã thực hiện đảm bảo cơ sở vật chất, các trang thiết bị: Hệ thống máy tính, mạng internet… được trang bị cho các cán bộ, công chức theo quy định.

Ngoài ra, Ủy ban nhân dân thị trấn đã đấu mối với phòng ban cấp trên để tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, công chức về việc điều hành, xử lý công việc trên môi trường điện tử, xử lý văn bản đến, tạo lập hồ sơ công việc, ký số văn bản phát hành, tiếp nhận, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính trên hệ thống “một cửa” điện tử của thị trấn, sử dụng các phần mềm dùng chung của tỉnh; cập nhật đầy đủ, kịp thời các thông tin hoạt động lên trang thông tin điện tử của UBND thị trấn.

Tại các hội nghị, Chủ tịch UBND thị trấn đã quán triệt, triển khai đến bộ phận chuyên môn tại cơ quan: Các văn bản không mật phải được xử lý hoàn toàn trên hệ thống, tích hợp chữ ký số thay thế văn bản truyền thống bằng văn bản điện tử. Việc sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong hoạt động tại đơn vị có 13 tài khoản người dùng và đáp ứng vận hành liên tục.

Ủy ban nhân dân thị trấn giao cho Văn phòng UBND theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các công chức chuyên môn thực hiện nhiệm vụ xử lý văn bản trên môi trường điện tử

5. Hiệu quả mang lại:

Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Việc triển khai sử dụng biên lai điện tử, thanh toán trực tuyến tại thị trấn Vĩnh Lộc đã được triển khai hiệu quả.

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của tỉnh (TD-Office) đã tích hợp ứng dụng chứng thư số để thực hiện việc ký số văn bản điện tử, xác thực và bảo mật các văn bản điện tử phục vụ việc gửi nhận văn bản điện tử. Việc áp dụng chữ ký số chuyên dùng trong dịch vụ công trực tuyến đã hỗ trợ hiệu quả cho quá trình cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính; Giảm thiểu tối đa thời gian gửi nhận văn bản; việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký được tiện lợi, nhanh chóng qua mạng internet; không phải in ấn, đóng dấu các văn bản, hồ sơ tài liệu; việc ký các văn bản điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, tiết kiệm chi phí hành chính.

Đến thời điểm hiện tại, việc triển khai thành công ứng dụng chữ ký số với thao tác ký văn bản và xác thực văn bản trực tuyến vừa đảm bảo tính pháp lý cho văn bản gửi trên môi trường mạng Internet, vừa tạo tiền đề quan trọng để xây dựng Chính quyền điện tử trong giai đoạn tiếp theo; góp phần giảm bớt giấy tờ hành chính, mỗi năm tiết kiệm chi phí cho ngân sách địa phương khoảng 60 - 80 triệu đồng đồng.

Hiện nay, lãnh đạo và cán bộ tại Ủy ban nhân dân thị trấn Vĩnh Lộc đã quen với việc sử dụng văn bản điện tử. Từ bước soạn văn bản điện tử, gửi trình lãnh đạo ký duyệt văn bản; lấy số văn bản; sử dụng chứng thư số của cơ quan ký số lên văn bản đến bước phát hành văn bản điện tử đã được ký số trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Có thể thấy, việc triển khai ứng dụng chữ ký số trong gửi, nhận văn bản điện tử tại Ủy banh nhân dân thị trấn Vĩnh Lộc đã cho thấy hiệu quả thiết thực giúp cho các văn bản được thực hiện gửi nhận một cách nhanh chóng, công khai, an toàn, góp phần làm thay đổi tác phong, lề lối làm việc … Đây cũng là cơ sở để tạo ra bước đột phá trong cải cách hành chính, hình thành môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí… hướng đến xây dựng chính quyền điện tử hiện đại, hoạt động hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp trong thời gian tới.

6. Bài học kinh nghiệm rút ra:

Xử lý hồ sơ, công việc trên môi trường mạng giúp lãnh đạo, chuyên môn và cán bộ văn thư, lưu trữ quản lý điều hành công việc, trao đổi thông tin linh hoạt, xử lý công việc hàng ngày nhanh chóng, tiết kiệm, hiệu quả, công khai, minh bạch, góp phần đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số tại địa phương, hướng tới xây dựng chính quyền số, xã hội số và nền kinh tế số tại thị trấn Vĩnh Lộc. Vì vậy, địa phương sẽ khắc phục một số khó khăn, hạn chế để triển khai đồng bộ, quyết liệt, đạt hiệu quả cao Chỉ thị số 15/CT-UBND của Chủ tịch UBND tỉnh.

Trong thời gian tới, Ủy ban nhân dân thị trấn Vĩnh Lộc sẽ tiếp tục chỉ đạo cán bộ, công chức thực hiện nghiêm túc việc điều hành, xử lý công việc hoàn toàn trên môi trường điện tử, hướng tới mục tiêu “không giấy tờ” trong xử lý công việc hàng ngày.

7. Định hướng phát triển:

Hướng tới hoàn thành các nội dung, chỉ tiêu đánh giá mức độ chuyển đổi số, Ủy ban nhân dân thị trấn Vĩnh Lộc sẽ tiếp tục triển khai thực hiện hiệu quả việc nâng cao chất lượng xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên môi trường điện tử cho tất cả cán bộ, công chức phục vụ công tác chuyên môn.

Đảm bảo cơ sở hạ tầng kỹ thuật mạng nội bộ (LAN), đường truyền, thiết bị tin học cần thiết để phục vụ việc gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử tại cơ quan.

Tăng cường khai thác sử dụng thống nhất Hệ thống để quản lý, khai thác, xử lý văn bản điện tử đi, đến, trình ký, phê duyệt văn bản, chỉ đạo điều hành, hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ,... trong nội bộ cơ quan theo đúng quy định về quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng Hệ thống thông tin Quản lý văn bản và điều hành công việc.

Tăng cường thực hiện ký số văn bản được gửi, nhận qua Hệ thống; đảm bảo thực hiện quản lý văn bản đến, văn bản đi theo đúng quy định.

Phối hợp các ngành thường xuyên kiểm tra hạ tầng kỹ thuật, đường truyền, thiết bị bảo mật, đảm bảo hệ thống mạng tin học hoạt động ổn định, kết nối thông suốt với mạng nội bộ (LAN) phục vụ truy cập khai thác sử dụng Hệ thống.

Phối hợp với phòng ban chuyên môn cấp trên để tiếp tục được hỗ trợ, hướng dẫn quản lý và sử dụng chữ ký số đúng theo quy định hiện hành.

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về thông tin và truyền thông, thực hiện hướng dẫn và đảm bảo an toàn thông tin cho hoạt động Hệ thống.